Le eLearning/l'auto-formation convient-elle vraiment à tous les membres de votre organisation ?

Comment, proposer une expérience d’apprentissage suffisamment flexible pour tenir compte de cette diversité ?

L’autoformation offre une piste intéressante. Accessible au moment opportun elle permet à chacun d’avancer à son rythme, elle peut compléter les autres formes de formation, contribuer à rendre le développement des compétences plus accessible.

Mais pour en tirer pleinement profit, une organisation doit se poser une question essentielle : dans quelles situations l’autoformation constitue-t-elle réellement le bon choix ?

Des besoins différents au sein d’une même équipe

Former plusieurs personnes ne signifie pas nécessairement qu’elles doivent toutes apprendre les mêmes choses, au même moment ni au même rythme.

Prenons l’exemple d’une équipe qui utilise Excel au quotidien. Une personne peut souhaiter mieux maîtriser les tableaux croisés dynamiques, tandis qu’une autre doit consolider son utilisation des formules et des fonctions. Une troisième peut déjà être à l’aise avec ces notions, mais vouloir approfondir ses connaissances de Power Query.

Une formation de groupe établie généralement un parcours commun. Cela est pertinent lorsque les participants doivent acquérir un socle de connaissances similaires, mais moins lorsque les besoins sont très différents.

L’autoformation permet d’introduire davantage de souplesse. Selon la façon dont les parcours sont conçus, l’apprenant peut progresser à son rythme, revoir certains contenus ou consacrer davantage de temps aux notions qui lui demandent plus d’efforts.

Personnaliser la formation ne signifie pas nécessairement créer un programme différent pour chaque employé. Il peut aussi s’agir de permettre à chacun d’évoluer différemment à l’intérieur d’une offre commune.

Intégrer plus facilement l’apprentissage au travail

Trouver du temps pour apprendre constitue souvent un défi en soi.

Réunions, projets prioritaires, échéances, périodes particulièrement occupées, télétravail ou horaires variables : réunir plusieurs personnes pendant une demi-journée ou une journée complète n’est pas toujours simple.

L’autoformation introduit une autre façon d’envisager le temps consacré au développement des compétences.

Plutôt que de devoir adapter l’horaire de travail à celui d’une formation, l’employé peut, lorsque le parcours le permet, intégrer des périodes d’apprentissage à son propre horaire.

Une personne pourrait, par exemple, consacrer une période à sa formation en début de journée, poursuivre quelques jours plus tard, puis revenir sur certaines notions lorsqu’elle en a concrètement besoin dans son travail.

Cette flexibilité ne doit pas être confondue avec l’idée d’apprendre « quand on aura le temps ».

Pour que l’autoformation fonctionne, l’organisation gagne à reconnaître l’apprentissage comme une véritable activité professionnelle et à prévoir des périodes qui lui sont consacrées. Sans cet espace, une formation accessible en tout temps risque paradoxalement d’être constamment reportée au profit des priorités professionnelles immédiates.

Apprendre au moment où le besoin apparaît

Tous les besoins de développement ne justifient pas nécessairement une journée complète de formation.

Un employé peut avoir un besoin beaucoup plus ciblé : mieux comprendre une fonctionnalité d’Excel, revoir une notion apprise quelques mois auparavant ou développer une compétence devenue nécessaire à la suite d’un changement de responsabilités.

Dans ces situations, la possibilité d’accéder à une formation sans devoir attendre la prochaine séance planifiée peut être particulièrement intéressante.

L’apprentissage se rapproche alors du moment où la compétence doit être utilisée.

Cette proximité entre apprentissage et application contribue à donner davantage de sens à la formation : la personne comprend immédiatement pourquoi elle apprend quelque chose et dans quel contexte elle pourra l’utiliser.

 Permettre à chacun d’avancer à son rythme

Dans une formation en groupe, le formateur doit maintenir un rythme qui convient au plus grand nombre.

Même avec une excellente animation, des participants peuvent trouver que certaines notions sont abordées trop rapidement, alors que d’autres participants maîtrisent déjà une partie du contenu.

L’autoformation réduit en partie cette contrainte collective.

Une personne peut prendre davantage de temps sur une notion complexe, revoir une démonstration ou reprendre une partie d’un parcours. À l’inverse, un apprenant déjà familier avec certaines notions peut progresser plus rapidement lorsque la conception de la formation le permet.

Cette autonomie est particulièrement pertinente lorsque les écarts de connaissances sont importants au sein d’une organisation.

Elle exige toutefois une discipline. Sans horaire établi, objectifs ou soutien organisationnel, la flexibilité peut facilement devenir un frein plutôt qu’un avantage.

L’autoformation n’est pas toujours la meilleure réponse

La flexibilité de l’autoformation est intéressante, mais elle ne signifie pas qu’elle convient à toutes les situations.

Certaines compétences se développent plus efficacement par l’échange, la pratique avec d’autres personnes, la rétroaction d’un formateur ou les mises en situation.

Une organisation peut notamment privilégier une formation de groupe lorsque :

• les participants doivent développer une compréhension commune d’un processus;
• les échanges entre collègues font partie de l’apprentissage;
• les situations abordées nécessitent des exercices complexes ou de la rétroaction;
• le sujet exige un accompagnement important;
• l’objectif est également de travailler sur la collaboration ou les pratiques collectives.

À l’inverse, l’autoformation peut être particulièrement pertinente pour développer ou consolider des compétences individuelles, notamment lorsqu’il existe des écarts de niveau importants ou lorsque les employés ont besoin de plus de flexibilité.

Il ne faut pas opposer ces différentes approches car plusieurs modes de formation pouvaient coexister ?

Pour une organisation, la question n’est peut-être pas de choisir entre formation avec formateur et autoformation.

Les deux peuvent jouer des rôles différents, par ailleurs, des contenus en autoformation sont aussi de nature à préparer les participants avant une séance avec un formateur. Le temps passé ensemble peut alors être consacré davantage à l’application des connaissances, aux questions et aux situations propres à l’organisation.

Cette complémentarité permet de passer d’une logique centrée sur un format de formation à une réflexion plus large sur le parcours d’apprentissage.

Avant de choisir l’autoformation, il faut se poser cinq questions

1. Les employés concernés ont-ils des besoins ou des niveaux de connaissances différents ?
2. Les employés ont-ils besoin de pouvoir apprendre à différents moments ?
3. Les compétences visées peuvent-elles être développées individuellement ?
4. Les employés disposeront-ils réellement de temps pour suivre leur formation ?
5. Les employés ont-ils suffisamment d’autonomie ou d’accompagnement pour progresser dans ce type de parcours ?

Plusieurs réponses positives à ces questions indiquent que l’autoformation mérite d’être envisagée.

 Le bon mode d’apprentissage pour le bon besoin

L’intérêt de l’autoformation ne réside pas seulement dans le fait qu’elle est accessible en ligne ou qu’elle permet de choisir son horaire.

Sa véritable valeur apparaît lorsqu’elle permet de mieux faire correspondre l’apprentissage aux besoins réels des employés.

La question à poser n’est donc pas simplement :

« Devrions-nous offrir de l’autoformation dans notre organisation ? »

Mais plutôt :

« Pour quels employés, quels besoins en compétences et quelles situations l’autoformation constitue-t-elle la meilleure option ? »

En partant de cette question, la formation devient moins une activité ponctuelle organisée selon un format prédéterminé et davantage un parcours de développement qui peut évoluer en fonction des besoins de chacun.