Trucs et astuces

Guide Interactif Word 2010

Vous vous demandez où se trouvent vos commandes Word 2003 favorites dans la nouvelle interface Word 2010? Ou bien vous souhaitez simplement découvrir la nouvelle interface avec un peu d’aide?

Essayez le guide Interactif Word 2010 > (Internet Explorer seulement)

Une fois le guide lancé, une interface identique au menu de Word 2003 apparaît. Cliquez sur le menu ou le bouton comme vous le feriez sur votre ordinateur 2003, et hop! Il vous montre où trouver ce nouveau bouton dans la version 2010. Pour explorer les nouvelles options et commandes offertes par la version 2010, inscrivez-vous sans plus tarder à notre formation sur les nouveautés de Office 2010.

Astuces Word

Astuce 1 : Faire passer un texte de minuscule à Majuscule

version : 2000 à 2010

Vous avez tout un groupe de mots ou une phrase à mettre en majuscule dans MS Word mais vous ne voulez pas avoir à l’écrire à nouveau? Sélectionnez votre texte et faites Maj + F3 (Shift + F3). Ce raccourci vous permet de basculer en mode : « MAJUSCULE », « minuscule », « Première Lettre » et « iNVERSER lA cASSE ».

Astuce 2 : Utiliser le dictionnaire de synonymes

Pour trouver des synonymes d’un mot sélectionné dans votre page, faites Maj + F7.

Astuce 3 : Sélectionner un paragraphe

version 2000 à 2010

Vous voulez rapidement sélectionner un paragraphe dans MS Word? Placez votre curseur n’importe où dans le paragraphe et faites un triple clic.

Alternative : Placez le pointeur de la souris dans la marge de gauche en regard du paragraphe à sélectionner et faire un double clic lorsque le pointeur est en forme de pointe de flèche pointant vers la droite.

Astuce 4 : Déplacement rapide dans un document

version 2000 à 2010

Vous voulez pouvoir passer rapidement de paragraphe en paragraphe dans MS Word? Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Flèche Haut ou Ctrl + Flèche Bas.

Astuce 5 : Ajouter un filigrane à votre document

Lorsque vous communiquez une proposition à votre personnel, vous ne voulez pas qu’elle soit considérée à tort comme le document définitif. Pour éviter cette situation, placez un filigrane indiquant « Version préliminaire », « Confidentiel », « Échantillon » ou toute autre formule de votre choix.

version 2002-2003

· Cliquez sur Format > Arrière-plan > Filigrane imprimé.
· Effectuez vos sélections et sélectionnez l’option « Translucide » ou « Estompée »
· Cliquez sur OK

version 2010

· Cliquez sur l’onglet Mise en page
· Dans le groupe Arrière-Plan de page, cliquez sur Filigrane
· Choisir le filigrane voulu

Astuce 6 : Copier-coller plus rapidement dans un document

version 2000 à 2010

Sélectionnez l’objet à copier (mise en sur brillance pour le texte ou sélection par ses poignées pour l’objet). Puis cliquez sur l’objet tout en appuyant sur la touche Ctrl (un petit + se dessine alors à côté du curseur de la souris). Déplacez alors cette sélection jusqu’à la position où vous voulez copier, et lâchez tout. Cette méthode est très efficace puisqu’elle permet d’effectuer le copier-coller instantanément pour le texte et de dupliquer les éléments répétitifs d’un dessin

Astuce 7 : Sélectionner le document au complet à l’aide de la souris

version 2000 à 2010

Pour sélectionner votre document au complet en utilisant que la souris faites un triple clic dans la marge gauche de votre document.

Astuce 8 : Atteindre rapidement le début d’un document

version 2000 à 2010

Pour se rendre rapidement au tout début de votre document faites Ctrl + Début.

Astuce 9 : Atteindre rapidement la fin d’un document

version 2000 à 2010

Pour se rendre rapidement à la toute fin de votre document faites Ctrl + Fin.

Astuce 10 : Lancer le correcteur orthographique

version 2000 à 2010

Pour lancer le correcteur orthographique et grammatical, pressez la touche F7.

Astuce 11 : Des documents originaux

version 2007 à 2010

Word 2010 autorise une multitude d’effets pour rendre vos textes plus créatifs et efficaces. Sélectionnez l’objet auquel vous souhaitez appliquer des effets. Cliquez ensuite sur l’onglet format puis sur l’onglet outils de l’objet. Vous pouvez appliquer des styles de formes, des styles rapides pour les ombres, la réflexion des lumières, la mise en biseau ou même la rotation 3D.

Astuce 12 : Mise en forme rapide et avec style

version 2007 à 2010

Vous connaissez certainement déjà les styles de Word, parfaits pour appliquer en quelques clics des styles à vos textes. Mais pour un long document cela peut vous obliger à le passer intégralement en revue. Impensable s’il dépasse quelques dizaines de pages et que vous avez peu de temps pour le faire! Word 2010 inaugure les jeux de styles, ce qui peut transfigurer totalement votre document en trois secondes et quelle que soit sa taille. Pour les passer en revue et appliquer le jeu de styles qui vous convient, cliquez sur le bouton Modifier les styles puis dans jeu de styles. Passez en revue les jeux de styles prédéfinis à votre disposition en glissant simplement le curseur de votre souris dessus. Vous en avez trouvé un qui vous satisfait davantage? Cliquez, il est appliqué!

Astuce 13 : Naviguez dans votre document

version 2010

Cliquez sur l’onglet Affichage et cochez la case volet de navigation. Le panneau de navigation s’ouvre sur le bord gauche de la fenêtre. Il remplace l’Explorateur de documents et propose un véritable outil de gestion qui affiche le document selon trois modes : le plan, page par page, et le résultat de la recherche. En mode plan, seuls les titres sont visibles : vous pouvez les déplacer, changer leur niveau, en ajouter ou en supprimer. Bref, vous modifiez directement la structure du texte. En mode page, chaque page du document est représenté par une miniature. Cliquez sur l’une d’elles pour afficher immédiatement la page dans le volet principal de la fenêtre. Et enfin, ce panneau est un formidable outil de recherche. Tapez quelques lettres, Word surligne en jaune tous les mots contenant ces lettres et affiche dans le panneau un petit bloc qui présente chaque mot trouvé dans son contexte. Un simple clic active la page où se trouve le texte.

Astuce 14 : Réduisez le poids des images

version 2007 à 2010

Lorsque vous incorporez des images dans un document Word, celles-ci peuvent être très volumineuses ; si vous souhaitez, par exemple, envoyer le fichier par mail, il est indispensable de réduire leur poids. Word comprend tous les outils nécessaires. En cliquant sur l’image, un nouvel onglet Outils Image, Format apparaît dans le Ruban. Cliquez alors sur le bouton Compresser les images : la boîte de dialogue affiche la taille actuelle du document et celle qu’il aura lorsque les images seront compressées. La compression peut s’appliquer à une ou à toutes les images du document. Cochez la case Compresser toutes les images pour qu’elles aient toutes la même taille lors de l’enregistrement du fichier.

Astuce 15 : Comment optimiser Word pour aller plus vite?

version 2007 à 2010

Le traitement de texte de Microsoft fourmille d’options de mise en page qui sont regroupées au sein du Ruban. Au fil de la création d’un document et des besoins (Police, Couleur, Tableau, etc.), vous devez sélectionner différents onglets et chercher les outils un à un. Dans la grande majorité des cas, on utilise souvent les mêmes outils, que l’on perd un temps fou à chercher. Fort heureusement, la barre d’accès rapide permet d’y remédier. La méthode est on ne peut plus simple puisqu’il suffit d’effectuer un clic droit sur les fonctions désirées, que cela soit dans le Ruban ou dans les Options du Fichier. La barre d’accès rapide regroupe ensuite les icônes des options correspondantes et peut être placée au-dessus ou en dessous du Ruban : cliquez sur la petite flèche pour personnaliser votre barre d’accès rapide.

Guide Interactif Excel 2010

Vous vous demandez où se trouvent vos commandes Excel 2003 favorites dans la nouvelle interface Excel 2010? Ou bien vous souhaitez simplement découvrir la nouvelle interface avec un peu d’aide?

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Une fois le guide lancé, une interface identique au menu de Excel 2003 apparaît. Cliquez sur le menu ou le bouton comme vous le feriez sur votre ordinateur 2003, et hop! Il vous montre où trouver ce nouveau bouton dans la version 2010. Pour explorer les nouvelles options et commandes offertes par la version 2010, inscrivez-vous sans plus tarder à notre formation sur les nouveautés de Office 2010.

Astuces Excel

Astuce 1 : Entrer la date du jour dans une cellule

version 2000 à 2010

Pour entrer rapidement la date du jour dans une cellule, faire Ctrl + « ; ».

Astuce 2 : Entrer l’heure courante dans une cellule

version 2000 à 2010

Pour entrer rapidement l’heure courante dans une cellule faire Ctrl+ « : ».

Astuce 3 : Créer un graphique en moins de 5 secondes

version 2003 – 2010

Pour créer un graphique en moins de 5 secondes, sans passer par l’assistant (en 2003), sélectionnez votre plage de données et pressez sur la touche de fonction F11.

Astuce 4 : Demander à Excel de lire des données

Vous devez comparer des valeurs d’une colonne d’Excel avec un celles d’un rapport papier que vous avez en main? Au lieu de regarder alternativement le papier et votre fichier, demander à Excel de lire vos données!

version 2003
Sélectionner la plage de cellule à lire, Cliquer sur Outils / Fonctions Vocales / Afficher la barre d’outils Texte en paroles, et cliquer sur le bouton Cellules Parler.

version 2010
Dans la version 2010, cet outil ne fait pas partie du ruban, mais peut être rajouté dans la barre d’outils d’accès rapide. À partir de l’onglet Fichier, allez à Option, Barre d’outils Accès rapide. Puis dans la liste déroulante des catégories afficher Toutes les commandes. Dans la liste des outils rechercher Cellules Vocales et rajoutez la à la barre d’outils d’accès rapide.

Astuce 5 : Rajouter une nouvelle feuille de calcul dans le classeur actif

version 2003-2010

Pour rajouter une nouvelle feuille dans un classeur Excel, vous pouvez utiliser la combinaison de touches : Maj + F11.

Astuce 6 : Sélectionner rapidement une colonne

version 2000 à 2010

Pour sélectionner la colonne où vous vous trouvez faites Ctrl + Espace.

Astuce 7 : Sélectionner les cellules contenant des commentaires

version 2000 à 2010

Pour sélectionner d’un coup toutes les cellules avec commentaires, faire Ctrl + Maj + O.

Astuce 8 : Sélectionner toute la feuille de calcul

version 2000 à 2010

Pour sélectionner toute la feuille, faire Ctrl + Shift + Espace.

Astuce 9 : Éliminer les doublons d’une sélection de cellules

Version 2003

Pour extraire une liste de valeurs tout en évitant les doublons dans une colonne Excel 2003, suivre les étapes suivantes :
· Cliquer sur le menu « Données »
· « Filtrer »
· « Filtre élaboré »
· Dans ce menu, sélectionner la colonne où se trouvent les doublons
· Cocher la case « Extraire sans doublon »

Version 2010

Pour extraire une liste de valeurs tout en évitant les doublons dans une colonne Excel 2010, suivre les étapes suivantes :
· Sélectionner la plage de cellules dont on veut extraire sans doublon
· Cliquer sur l’onglet Données
· Cliquer sur le bouton « Supprimer les doublons »

Astuce 10 : Des filtres sans limites

Version 2007 à 2010

Avec Excel, le tri le plus fréquent est l’ordre alphabétique. Si vous avez besoin d’inverser cet ordre, cliquez sur l’icône Z->A. Sachez que vous pouvez aussi réaliser un tri sur la couleur des cellules et même sur la couleur des polices! Cliquez sur la flèche d’une colonne et choisissez Trier par couleur de cellule ou Filtrer par couleur de cellule. Cela ne fonctionne évidemment que si vous avez associé des couleurs aux cellules. Le choix des combinaisons est quasiment illimité. Le tri peut s’effectuer non seulement dans les deux dimensions des lignes et des colonnes, mais aussi en profondeur si vous travaillez plusieurs grilles associées entre elles et qui reproduisent les mêmes structures. Ces tris nécessitent alors des commandes un peu plus élaborées.

Astuce 11 : Des fonctions plus accessibles

Version 2010

Les longues listes textuelles d’Excel 2007 disparaissent au profit d’onglets dédiés aux fonctions les plus utilisées par les amateurs de tableaux et de graphiques. De plus, lorsque vous effectuez un clic droit sur une cellule ou un bout de texte, des options d’édition apparaissent sous la forme d’une mini-barre, ce qui permet par exemple d’appliquer très rapidement un code couleur à une zone ou de modifier une police. Enfin, si cela est encore trop lent pour vous, un double-clic ouvre une boîte de dialogue contenant les options les plus souvent utilisées. La version allégée d’Excel 2010 pour le travail en ligne dispose de moins de fonctions que son pendant local, mais l’essentiel est présent. L’onglet Affichage des thèmes offre une plus grande liberté pour la mise en avant de données dans un tableau.

Astuce 12 : Une gestion des autorisations enfin simple

Version 2010

Comme pour l’ensemble des outils présents dans cette version 2010, la gestion des autorisations se fait bien plus simplement, grâce à un onglet spécialement dédié. Rendez-vous dans Fichier, puis cliquez sur Autorisations. De là, vous pouvez gérer très finement les utilisateurs que vous autorisez à modifier le document. Pour ce faire, vous avez notamment la possibilité de leur envoyer un lien qui les redirigera vers un classeur stocké sur un serveur web. Vous pouvez par exemple travailler simultanément à deux sur le même classeur thématique nommé mariage! Le nom de l’utilisateur actif s’affiche dans la barre d’état, et s’il procède à une modification dans une cellule, une mise à jour du document est proposée dans cette même barre. Simple et efficace.

Astuce 13 : Croiser les données, c’est facile !

Version 2010

Les tableaux croisés dynamiques sont indispensables pour analyser une longue liste de données. Excel 2010 apporte quelques améliorations et quelques ajouts qui facilitent et accélèrent leur traitement et leur visualisation. Excel 2010 propose en remplacement les slicers, des fenêtres flottantes qui contiennent la liste des données d’un champ sous la forme de boutons. Il suffit alors de cliquer sur l’un des boutons-données pour filtrer le tableau croisé. Vous pouvez combiner plusieurs filtres sur le même champ ou sur des champs différents sans que le tableau ne devienne illisible puisque les paramètres des filtres restent visuellement sous contrôle dans les slicers.

Astuce 14 : Des formats conditionnels plus efficaces

Version 2010

Parmi les règles de format conditionnel, vous pouvez choisir un jeu d’icônes dont la couleur sera adaptée à la valeur contenue dans les cellules. Si vous optez par exemple pour les icônes « drapeau », vous avez droit à trois couleurs, pas une de plus. Excel 2010 est à la fois plus souple et plus varié. Premièrement, le choix du jeu d’icônes s’effectue visuellement et non plus dans une liste textuelle. Ensuite, vous pouvez définir vous-même votre jeu d’icônes. Par exemple : un drapeau vert pour les données supérieures à 1 000, une flèche jaune pour les valeurs comprises entre 800 et 1 000 et un cercle rouge pour les données inférieures à 800. La condition du format peut dépendre du contenu d’une cellule précise. Par exemple : la cellule A2 est colorée en rouge si sa valeur est inférieure à celle de la cellule V5. Autre style de format conditionnel amélioré : les barres de données, qui en devenant proportionnelles avec Excel 2010 sont des indicateurs visuels fiables.

Astuce 15 : Accédez aux données externes

Version 2010

L’onglet Données recèle un bouton indispensable, données externes, pour importer des fichiers tiers. Vous pouvez ainsi importer un tableau Excel, une table Access ou même SQL Server (via un assis dans une toute nouvelle table ou ajouter les données importées à une table existante. L’importation est contrôlée et les éventuels problèmes sont répertoriés dans une table d’erreurs. Cette dernière peut être consultée par la suite pour les corriger.

Astuce 16 : Affichez la tendance en temps réel grâce aux Sparkline

Version 2010

Traditionnellement, une courbe de tendance dans un graphique trace sous forme linéaire la progression d’une suite de données, ce qui donne immédiatement une idée précise sur l’évolution des données pour éventuellement faire une projection dans le futur. Avec Excel 2010, vous insérez ces courbes de tendance directement dans la feuille de calcul. Vous obtenez ainsi une représentation visuelle des données qui reste dynamique. Toute modification d’une valeur est répercutée automatiquement dans la ligne où elle est représentée. Vous choisissez leur épaisseur, leur couleur, leur modèle (ligne ou histogramme) ainsi que les caractéristiques de leur axe vertical (valeurs minimum et maximum, échelle …). L’onglet Insertion recèle ce bouton indispensable dans le groupe Graphiques Sparkline, cliquez un des boutons Courbes, Histogramme ou Positif/Négatif.

Astuce 17 : Écrire sur plusieurs lignes

Version 200 à 2010

Il existe une méthode aussi pratique que simple pour écrire un texte sur plusieurs lignes tout en restant dans la même cellule dans Excel. Saisissez votre texte, puis cliquez sur ALT + ENTREE. Idéal pour saisir sans contrainte les en-têtes d’un tableau.

Guide Interactif Powerpoint 2010

Vous vous demandez où se trouvent vos commandes Powerpoint 2003 favorites dans la nouvelle interface Powerpoint 2010? Ou bien vous souhaitez simplement découvrir la nouvelle interface avec un peu d’aide?

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Une fois le guide lancé, une interface identique au menu de Powerpoint 2003 apparaît. Cliquez sur le menu ou le bouton comme vous le feriez sur votre ordinateur 2003, et hop! Il vous montre où trouver ce nouveau bouton dans la version 2010. Pour explorer les nouvelles options et commandes offertes par la version 2010, inscrivez-vous sans plus tarder à notre formation sur les nouveautés de Office 2010.

Astuces Powerpoint

Astuce 1 : Lancer un diaporama

version 2000-2010

Pour lancer votre présentation faites : F5. Pour commencer votre présentation à partir de la diapositive en cours faites : Shift + F5.

Astuce 2 : Ajouter une nouvelle diapositive

version 2000-2010

Pour ajouter une nouvelle diapositive à votre présentation, l’une des manières les plus rapides est d’utliser le raccourci : Ctrl+ M.

Astuce 3 : Aller à une diapositive précise durant votre présentation

version 2000-2010

En mode diaporama, pour aller directement à une diapositive, taper le numéro de la diapo suivi de la touche Entrée.

Astuce 4 : Afficher un écran blanc ou noir en cours de présentation

version 2000-2010

Durant votre diaporama, vous avez besoin de momentanément masquer votre présentation afin de ramener l’attention sur vous? Pressez sur la touche N pour afficher un écran noir ou B pour afficher un écran blanc. Pressez n’importe quelle touche pour revenir à votre présentation.

Astuce 5 : Ajoutez des vidéos dans vos diapos!

version 2010

PowerPoint 2010 a de quoi vous permettre de réaliser des présentations dignes d’un pro! Ainsi, il est possible par exemple d’animer un document, en insérant une vidéo (la version 2010 gère de nombreux formats) au beau milieu de votre présentation. Dans l’onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Vidéo pour sélectionner au choix une vidéo stockée sur votre disque dur, ou directement sur un site de partage en ligne en indiquant son adresse internet.

Astuce 6 : Organisez votre présentation en sections

version 2010

Powerpoint 2010 vous permet d’organiser votre présentation en sections, toutes sauvegardées dans un fichier unique. Utilisez les sections pour rassembler un groupe de diapositives. Vous pouvez alors utiliser les sections pour créer une table des matières, partager une sélection de diapositives avec des collègues ou encore pour simplement faciliter la démarche de création de la présentation. Vous y gagnerez en lisibilité! Cliquez tout simplement le bouton droit de la souris dans le volet de navigation entre deux diapositives et choisissez la commande Ajouter une section.

Astuce 7 : Diffusez vos présentations sur le web

version 2010

Rendez publics vos diaporamas en mode broadcast sur Internet. Cliquez sur l’onglet Diaporama, bouton Diffuser le diaporama. La présentation est transférée sur un service de diffusion des diaporamas Powerpoint et vous recevez en retour l’URL d’accès à la présentation. Communiquez cette URL à tous ceux qui veulent voir la présentation. Indiquez la date et l’heure de la diffusion. C’est tout! Vous faites dérouler le diaporama sur votre PC : c’est vous qui le pilotez de A à Z. Les spectateurs le voient en temps réel exactement tel qu’il apparaît sur votre PC, avec les transitions et les animations que vous avez programmées. Ça fonctionne avec Internet Explorer, Safari et Firefox ainsi que sur un Smartphone ou un iPhone.

Guide Interactif Outlook 2010

Vous vous demandez où se trouvent vos commandes Outlook 2003 favorites dans la nouvelle interface Outlook 2010? Ou bien vous souhaitez simplement découvrir la nouvelle interface avec un peu d’aide?

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Une fois le guide lancé, une interface identique au menu de Outlook 2003 apparaît. Cliquez sur le menu ou le bouton comme vous le feriez sur votre ordinateur 2003, et hop! Il vous montre où trouver ce nouveau bouton dans la version 2010. Pour explorer les nouvelles options et commandes offertes par la version 2010, inscrivez-vous sans plus tarder à notre formation sur les nouveautés de Office 2010.

Astuces Outlook

Astuce 1 : Déplacer rapidement des courriels dans un dossier

version 2002 à 2010

· Sélectionner les courriels que vous voulez déplacer
· Faites : Ctrl + Shift + V, une boite de dialogue apparait
· Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez déplacer les courriels, ou créer un nouveau dossier
· Cliquez sur Ok

Astuce 2 : Entrer rapidement une date pour un rendez-vous

version 2003-2010

Saviez-vous que vous pouviez entrer une date sous forme de texte dans le champ date d’un nouveau Rendez-vous? Par exemple vous devez planifier un rendez-vous dans 2 jours, vous pouvez juste taper « 2 jours » et Outlook trouve automatiquement la date pour vous.

Encore mieux! Tapez « jour avant noël » et il vous donnera le 24/12/…. Ça fonctionne aussi avec le nouvel an, mais pas pour Pâques, car c’est un congé qui tombe à une date différente chaque année et Outlook n’est pas capable de le prévoir.

Astuce 3 : Rediriger les courriels entrants dans des dossiers bien spécifiques grâce aux Actions rapides

version 2010

Vous recevez beaucoup de courriels et les classez vous-même manuellement dans des sous-dossiers? En utilisant les Actions rapides, Outlook peut s’en charger pour vous!
· Sélectionnez le courriel à déplacer
· Allez à l’onglet Accueil et dans le groupe Actions rapides, choisissez où créer votre déplacement rapide et Outlook déplacera pour vous tous ces courriels à chaque demande de votre part
Les nouvelles Actions rapides apparaissent en haut de la galerie sous l’onglet Accueil dans le groupe Actions rapides. Bien que les Actions rapides conservent le même emplacement dans la galerie, vous pouvez les réorganiser dans Gérer les actions rapides.

Astuce 4 : Créer un nouveau message

version 2000-2010

Pour créer un nouveau message électronique rapidement, faites Ctrl + Maj + M.

Astuce 5 : Retrouver tous les courriels d’un même expéditeur

Vous recherchez un courriel et tout ce dont vous vous souvenez c’est qui vous l’a envoyé? Vous pouvez dans Outlook, filtrer vos messages afin de ne voir que ceux d’un expéditeur bien précis. Sélectionnez un message de cet expéditeur à partir de n’importe quel dossier.

version 2003

Faites : Outils / Rechercher / Messages de l’expéditeur

version 2010

Allez tout simplement dans la zone de recherche instantanée au-dessus de votre liste de courriel et tapez votre texte de recherche. Les éléments contenant le texte que vous avez tapé apparaissent avec le texte recherché en surbrillance. Pour affiner la recherche, tapez plus de caractères. Pour élargir la recherche afin d’inclure tous les dossiers, à la fin des résultats de la recherche, cliquez sur Relancer la recherche.

Astuce 6 : Désactivez la lecture de mails en mode plein écran

version 2010

Si vous ouvrez un document Word depuis un mail reçu sur Outlook, le fichier se lance automatiquement en lecture plein écran. Annuler cette fonction activée par défaut est très simple : cliquez (dans Word) sur Fichier puis sur Options, et décochez la case Ouvrir les pièces jointes en mode Plein écran.

Astuce 7 : Gérer les pièces jointes

version 2010

Lorsque vous recevez plusieurs pièces jointes dans un mail, il est possible de les enregistrer en une seule fois. Faites CTRL + A pour les sélectionner, suivi de CTRL + C pour les copier, et enfin CTRL + V dans le dossier où vous souhaitez les sauvegarder.

Astuce 8 : Éliminer les fautes de vos mails

version 2010

Afin de vous éviter d’envoyer des mails avec des fautes, Outlook dispose d’une fonction qui permet de les vérifier avant qu’ils partent. Dans l’onglet Fichier, sélectionnez Courrier et cochez la case Toujours vérifier l’orthographe avant l’envoi.

Astuce 9 : Nettoyer automatiquement vos conversations

version 2010

Jusqu’à présent, les mails s’empilaient dans la boîte de réception et dans vos dossiers et vous les classiez par expéditeur, par date ou par objet. Outlook 2010 vous propose de les regrouper à votre place. Une conversation est alors organisée de manière hiérarchique en reprenant les échanges de mails et aux réponses. Outlook va encore plus loin : il nettoie automatiquement les conversations en éliminant tout ce qui est superflu, notamment lorsque les réponses reprennent systématiquement les conversations précédentes. Tout ce qui est redondant est écarté, ce qui réduit fortement le nombre de mails stockés et leur volume occupé. C’est dans l’onglet Affichage du ruban que vous trouverez le bouton Conversations pour faire le tri.

Astuce 10 : Identifiez les messages d’un coup d’œil

version 2007 à 2010

Attribuez une couleur et un raccourci clavier aux messages des personnes avec qui vous avez le plus l’habitude de correspondre. Sélectionnez un message et cliquez sur le bouton Classer puis dans Toutes les catégories dans le menu du Ruban. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle catégorie, de choisir une couleur et de définir un raccourci clavier pour les ouvrir par la suite.